Det är mycket att tänka på när man ska anordna en konferens – och det är lätt hänt att maten kommer lite i skymundan av all annat. Programpunkter, vilka gäster som ska bjudas in, vilka lokaler ska man använda, alla transporter till och från konferensen, tekniska lösningar och många andra detaljer.
Men att nonchalera maten är det kanske största misstaget en konferensarrangör kan göra. För handen på hjärtat – vad är det som alla pratar om på jobbet en måndag efter en konferenshelg på Folkets hus eller Kursgården några mil utanför stan?
Nej, det är inte teambuildingslekarna eller ekonomichefens genomgång av bokslutet – det är lunchen. Om man efter en lång förmiddag i aulans flimrande lysrörsljus bjuds på trista kycklingfiléer med trött potatissallad och det enda vegetariska alternativet är en tunn grönsallad med några utspridda krutonger – då kommer missnöjet att sprida sig som en löpeld genom bänkraderna. Det spelar ingen roll om du har hittat fantastiska föreläsare och funderat ut roliga, fantasieggande övningar och diskussionsunderlag – går konferensdeltagarna omkring missnöjda med kurrande magar så kommer konferensen snabbt att få en fiaskostämpel.
Catering kan vara ett vågspel
Att beställa catering är något av ett vågspel eftersom man om man inte kan provsmaka bespisningen på förhand och därför köper lite av grisen i säcken. Detta gör att en del personer känner sig tveksamma till begreppet catering, och har man råkat ut för en dålig matupplevelse så kan tveksamheten bli ännu större. Men det finns bra catering i Stockholm, man får bara leta noga och vara noga med kontrollen.
Men vad ska man då tänka på när man ska anordna en konferens och söker en firma som verkligen kan det här med konferensmat?
Först och främst bör man kolla upp de företag man hittar noga och det bästa sättet är att ta referenser. Betygen som sätts på olika samlingssajter för företag kan vara ett sätt att kolla, men kan man lita på att dessa omdömen är pålitlig? Falska betyg är inte ovanligt på webben.
Viktigt att kolla upp referenser
Bättre då att leta upp tidigare kunder och fråga om de är nöjda. Om företaget inte vill lämna ut några referenser så är det nog bäst att dra åt öronen åt sig. Nöjda kunder är den bästa reklamen och kvalitetsstämpeln och får du inga referenser så är det säkert inte toppnivå på maten och servicen. Kan också vara bra att kolla eventuella kvalitetsstämplar – KRAV är en som bland annat gäller restaurangbranschen, den garanterar att företaget har gått igenom kvalitets- och miljömässiga kontroller.
Här är några andra punkter som kan vara bra att tänka på när man ska anlita en cateringfirma till konferensen eller firmafesten:
- Porslin och bestick. Behövs porslin, bestick och glas. Finns serveringsbestick?
- Personal. Klarar ni evenemanget eller behöver ni även personal till eventet? Vissa cateringfirmor hyr ut personal, men inte alla.
- Servetter, linnedukar, bordsdekor – behöver ni hjälp med dessa detaljer som är så viktiga för trivseln vid matbordet?
- Specialkost. Vegetariska alternativ tar de flesta för givet i dag, men finns det andra specialbehov? Allergier, laktosfritt? Bör kollas upp i god tid.
- Kaffe/te och något sött till? Står ni för det själva, eller överlåter ni det till firman?
- Behövs menyskyltar? Många konferensdeltagare tycker att det är en trygghet med tydliga besked, vad är det som ligger där på buffébordet? Kan också vara bra med tydlighet när det gäller eventuella allergier.
- Returer. Många firmor erbjuder sig att hämta hem returer, kan vara en stor fördel för beställaren, som slipper tänka på dessa transporter.