Konferenser och utbildningar innebär ett avbrott i jobblunken; ett tacksamt sådant där man ofta får åka iväg under några dagar och således kan bryta den slentrian som annars kan komma att infinna sig. Det många inte tänker på är att en konferens handlar om att maximera tiden. Det vill säga: man avsätter några dagar där man ska lära sig så mycket som möjligt. En konferenslokal- anläggning måste således vara anpassad för sitt huvudsakliga syfte: att deltagarna ska kunna ta in så mycket information som möjligt. Detta är lite av ett problem.
För: hur ser det egentligen ut? Finns det ergonomiska stolar och bord, finns det tillräckligt god ventilation, är det för varmt eller för kallt i lokalerna och ges det – utöver detta – en möjlighet till bensträckare och god kost? Våra hjärnor klarar inte av att ta in hur mycket information som helst och här krävs det dels en balansgång mellan information/vila och dels så krävs det att man ger de bästa möjliga förutsättningarna.
Om exempelvis ventilationen är undermålig så kommer koncentrationen hos deltagarna och sjunka och de kommer förmodligen inte att kunna ta in all ny information som ges. Serveras sämre mat så kommer blodsockernivåerna att närma sig krisnivå och där kommer heller ingen information att kunna tillgodogöras deltagarna. Att jobba på detaljnivå är nästan ett måste.
Markiser stänger ute solen
Vi brukar exempelvis se vädret som en deltagare på en konferens. Vi kollar alltid hur väderprognoserna ser ut och vi anpassar oss därefter. Varför? Jo, om vi tar en tryckande het dag och vad en sådan kan göra för humöret. Troligt är att man blir loj, att man blir trött och att man kommer att störas av solljus. Där är det viktigt att agera i ett förebyggande syfte. Dels genom att se till att det alltid finns dryck tillhands och dels se till att alla lokaler har solskydd.
Vi skulle i det senare fallet rekommendera en markis. Dels för att en markis är väldigt effektiv sett till fånga upp solljus och stänga det ute och dels för att det är en avsevärt mycket vackrare lösning än exempelvis persienner. Dagens markiser är dessutom automatiska och åker in- och ut beroende på vilket väder som ges utanför. Det innebär att vi inte behöver lägga så mycket jobb på att själva styra dem. Skulle så ändå vara fallet – ja, då kan vi styra dem genom enkla knapptryck på en dosa.
Att anordna en konferens eller något annat typ av event innebär att alla detaljer – från mat, dryck och ergonomiska stolar till markiser och ventilation – måste ses över. Deltagarna ska få de absolut bästa förutsättningarna för att kunna ta in den komprimerade informationen och omsätta denna till sina arbetsliv. Fuskar man med detta – ja, då kommer i stort sett hela utbildningen i fråga att vara bortkastad.