Konferenser kan låta tråkigt och onödigt men med rätt upplägg finns mycket att hämta. Vad krävs för att er nästa konferens ska bli en framgång?
Ha ett tydligt syfte
En konferens är ett tillfälle för företag att samla sina medarbetare för att hålla föredrag, bidra med ny kunskap samt tid att för diskussion. För en framgångsrik konferens gäller det att alla deltagare redan innan förstår vad syftet är. ”Vi ska på konferens” kan antingen vara ett nödvändigt ont eller något som dom anställda ser fram emot med spänning, där det senare såklart är att föredra.
Förmedla lagom mängd kunskap
Att timme efter timme stå och prata, förmedla mängder av kunskap och att visa sida efter sida i PowerPoint kommer förmodligen inte göra någon särskilt mycket klokare. Ska man hålla en konferens är det viktigt att innehållet är noga genomtänkt och granskat, så att det håller hög kvalitet snarare än kvantitet.
För att dom som lyssnar faktiskt ska kunna ta in och lära sig något är detta en särskilt viktig punkt att fokusera på om man vill nå framgång. Har inte deltagarna lärt sig något för att dom inte orkat lyssna eller blivit tillräcklig engagerade har man slängt både tid och pengar i sjön. Så – fundera på vad som är allra viktigast att förmedla. Inte mer än tre saker är en bra regel som ger ett varierat men ändå lagom stort innehåll.
Gör plats för samtal
En kort paus för kaffe och fika räcker inte för att konferensen ska bli lyckad. Det är viktigt att deltagarna får tid och plats att både samtala och nätverka – gärna flera gånger under dagen. Finns möjlighet att bryta på mitten för någon form av aktivitet är det toppen – att vara kreativ sätter nämligen igång hjärnan. Dessutom blir konferensen en rolig och positiv upplevelse och inte bara en dag av stillasittande och lyssnande.
Ett annat tips är att dela ut olika uppgifter som är relevanta för konferensen. Kanske har en föreläsare just hållit ett föredrag och vad passar då bättre än att låta deltagarna samtala och diskutera om det innan det är dags att gå vidare till nästa punkt? Med pauser som dessa får man en chans att bearbeta och reflektera över det man just har hört vilket gör att man lättare tar med sig kunskapen.
Välj en bra lokal
Även om det inte är det viktigaste att tänka på så kan det vara av värde om man har en riktigt bra lokal att hålla till i. Den ska vara tillräcklig stor så man slipper trängas både när man sitter och ner när man minglar runt bland andra deltagare. Man ska också tänka på att välja en lokal med bra ljus och bra ljud. Är det en väldigt stor konferens som ska hållas kan det vara en fördel om det finns möjlighet att använda mikrofon. Dom som deltar ska inte behöva anstränga sig för att lyssna, utan den som pratar ska höras klart och tydligt.